Quy trình tuần của agency SEO 3–5 người: ai làm gì, thứ mấy, việc nào để máy làm

Agency SEO ba đến năm người ở Việt Nam thường vận hành theo kiểu "ai rảnh thì làm": người giỏi viết thì viết, người rành kỹ thuật thì sửa lỗi, trưởng nhóm vừa bán hàng vừa làm báo cáo vừa trả lời khách lúc nửa đêm. Kiểu này chạy được với năm khách. Đến mười lăm khách, việc bắt đầu rơi — báo cáo trễ, bài chờ duyệt bị quên, sự cố kỹ thuật được khách phát hiện trước đội. Bài này đề xuất một nhịp tuần cố định cho agency nhỏ: thứ mấy làm gì, ai làm, và những thứ nên tự động để người không phải làm.

Ba vai trong một đội nhỏ

Đội nhỏ không chia được phòng ban, nhưng vẫn nên chia vai. Một người có thể giữ hai vai, nhưng mỗi vai phải có tên người chịu trách nhiệm.

Vai	Phụ trách	Ghi chú
Phụ trách khách (2–3 người)	Mỗi người một nhóm khách: liên lạc, kế hoạch, nội dung, báo cáo tháng	Không nên quá 8–10 khách mỗi người nếu có làm nội dung
Kỹ thuật (1 người, có thể kiêm)	Lỗi kỹ thuật, chuyển hướng, làm việc với bên làm web, chuyển nền tảng	Người các vai khác đẩy việc kỹ thuật sang
Trưởng nhóm	Khách mới, báo giá, duyệt chất lượng, họp nội bộ, xử lý khách khó	Nên giữ ít khách trực tiếp nhất

Ngoài ba vai cố định, có một vai xoay vòng theo tuần: người trực cảnh báo. Người này đọc mọi cảnh báo của toàn bộ danh mục site vào buổi sáng và chuyển việc cho người phụ trách. Vai này chi tiết ở bài quản lý 20–50 site khách.

Nhịp tuần đề xuất

Ngày	Buổi sáng	Buổi chiều
Thứ Hai	Trực cảnh báo; họp đầu tuần 30 phút; đọc toàn cảnh danh mục	Việc kỹ thuật ưu tiên của tuần
Thứ Ba	Trực cảnh báo; viết nội dung	Viết nội dung
Thứ Tư	Trực cảnh báo; viết nội dung	Gửi bài cho khách duyệt; nhắc bài đang chờ
Thứ Năm	Trực cảnh báo; đưa bài đã duyệt lên site	Làm mới bài cũ; liên kết nội bộ
Thứ Sáu	Trực cảnh báo; kiểm những gì đã lên site trong tuần	Ghi nhật ký tuần; cập nhật kế hoạch; tin nhắn cập nhật ngắn cho khách nhóm Đỏ

Lý do của nhịp này: những việc đòi hỏi tập trung (viết nội dung) được dồn vào giữa tuần, không bị cắt vụn; việc đưa lên site gom vào thứ Năm để thứ Sáu có thời gian kiểm lại trước cuối tuần; việc kỹ thuật làm đầu tuần để nếu có sự cố thì còn bốn ngày để xử lý, không phải đẩy thay đổi lên site chiều thứ Sáu rồi bỏ đó qua cuối tuần.

Họp đầu tuần 30 phút: chỉ ba câu

Họp nội bộ dễ phình thành một giờ kể lể. Giữ đúng ba câu, mỗi người trả lời ngắn:

1. Tuần trước có sự cố hay việc trễ nào? Không phải để trách, mà để biết có cần đổi quy trình không.
2. Tuần này khách nào đang ở nhóm Đỏ? Ai phụ trách, cần ai hỗ trợ.
3. Có việc gì đang chờ khách quá một tuần không? Bài chờ duyệt, quyền chưa cấp, thông tin chưa gửi. Trưởng nhóm sẽ nhắc trực tiếp với khách.

Câu số ba là câu quan trọng nhất trong bối cảnh Việt Nam, nơi nhiều dự án SEO bị kẹt không phải vì đội làm chậm mà vì khách duyệt chậm. Một danh sách "đang chờ khách" được nhìn thấy mỗi tuần giúp việc nhắc trở thành thói quen thay vì tình huống khó xử.

Nhịp tháng chồng lên nhịp tuần

Một số việc chỉ xảy ra mỗi tháng. Nếu dồn chúng vào tuần đầu tháng, tuần đó sẽ quá tải và nhịp tuần bị phá. Rải ra như sau:

• Tuần 1: báo cáo tháng cho nhóm khách A (gửi trước ngày 5, khi Search Console đã chốt số tháng trước).
• Tuần 2: báo cáo tháng cho nhóm khách B; họp phân nhóm rủi ro.
• Tuần 3: lên kế hoạch nội dung tháng sau, gửi đề tài cho khách duyệt sớm.
• Tuần 4: rà lại công cụ, quyền truy cập, hồ sơ site; xem ngày hết hạn tên miền và chứng chỉ trong 60 ngày tới.

Chia khách thành hai nhóm báo cáo (ví dụ theo ngày ký hợp đồng) giúp mỗi người phụ trách chỉ phải viết vài báo cáo mỗi tuần thay vì dồn tất cả vào ba ngày. Bố cục báo cáo có ở bài mẫu báo cáo SEO hằng tháng.

Những việc nên để máy làm

Agency nhỏ không có người rảnh để làm việc lặp lại. Mỗi giờ dành cho việc máy làm được là một giờ bớt đi cho nội dung và khách hàng.

Việc lặp lại	Nếu làm tay	Tự động thế nào
Kiểm site có vào được, có bị chặn lập chỉ mục không	Mở từng site, xem mã nguồn	Công cụ kiểm định kỳ, gửi thư khi có lỗi mới
Gom số Search Console cho báo cáo	Mở từng property, chọn ngày, xuất bảng	Kết nối một lần, số được kéo về hằng ngày
Theo dõi thứ hạng nhóm từ khoá	Tự gõ tìm, chụp màn hình	Vị trí trung bình theo ngày từ Search Console
Nhắc hạn tên miền, chứng chỉ	Nhớ, hoặc quên	Kiểm chứng chỉ trong lượt kiểm định kỳ; lịch nhắc cho tên miền

Siêu SEO làm ba dòng đầu cho danh mục site của agency: kiểm định kỳ, gom số Search Console với site đã xác minh, và hiện vị trí trung bình từng từ khoá theo ngày. Gói Chuyên nghiệp theo dõi 10 tên miền, gói Agency 30 tên miền — xem bảng giá.

Sổ ghi chung: thứ giữ đội không phụ thuộc trí nhớ

Đội nhỏ dựa nhiều vào trí nhớ của từng người, và đó là điểm yếu lớn nhất khi có người nghỉ phép hay nghỉ việc. Ba cuốn sổ chung, dù chỉ là ba bảng tính, giải quyết phần lớn vấn đề:

• Sổ thay đổi: mỗi thay đổi đưa lên site khách một dòng — ngày, site, việc gì, ai làm. Khi số tụt, đây là chỗ đầu tiên để dò.
• Sổ sự cố: mỗi cảnh báo đã xử lý một dòng. Dùng cho phần "vấn đề đã xử lý" trong báo cáo tháng.
• Sổ chờ khách: mọi việc đang chờ khách phản hồi, kèm ngày bắt đầu chờ. Đọc trong họp đầu tuần.

Thói quen ghi sổ mất khoảng năm phút mỗi ngày mỗi người. Nó trả lại gấp nhiều lần vào ngày có sự cố, hoặc ngày một người phải tiếp quản khách của đồng nghiệp.

Chuyển đổi trong bốn tuần đầu

Đổi từ "ai rảnh thì làm" sang nhịp cố định không làm được trong một ngày. Một lộ trình bốn tuần thường chạy êm:

1. Tuần 1 — ghi lại hiện trạng. Mỗi người liệt kê khách đang phụ trách, việc đang dở, việc đang chờ khách. Đưa hết site vào theo dõi tự động. Chưa đổi lịch làm việc.
2. Tuần 2 — chia vai và bắt đầu trực cảnh báo. Gán tên cho từng vai, chọn người trực tuần đầu tiên. Bắt đầu họp đầu tuần ba câu.
3. Tuần 3 — áp lịch ngày. Dồn viết nội dung vào giữa tuần, gom việc đưa lên site vào thứ Năm. Sẽ có vài việc gấp phá lịch — ghi lại, không cần ép.
4. Tuần 4 — rà lại. Trong buổi họp cuối tháng, xem lịch nào không hợp với đội, chỉnh. Chia khách thành hai nhóm báo cáo cho tháng sau.

Phản đối hay gặp nhất là "lịch cố định làm mất linh hoạt khi khách cần gấp". Thực tế việc gấp thật sự (site sập, sự cố lớn) vẫn được xử lý ngay qua người trực. Thứ lịch cố định loại bỏ là những việc "gấp" chỉ vì bị quên từ tuần trước.

Dấu hiệu nhịp tuần đang gãy

• Khách phát hiện sự cố trước đội — người trực cảnh báo không đọc hoặc ngưỡng cảnh báo sai.
• Báo cáo tháng gửi sau ngày 10 — lịch báo cáo dồn quá nhiều vào một tuần.
• Thứ Sáu vẫn đưa thay đổi lớn lên site — việc kỹ thuật bị đẩy lùi từ đầu tuần.
• Danh sách chờ khách dài quá ba tuần mà không ai nhắc.
• Trưởng nhóm phụ trách trực tiếp quá nhiều khách, không còn thời gian duyệt chất lượng.

Danh sách kiểm khi dựng nhịp tuần

• Mỗi vai có tên người chịu trách nhiệm.
• Có người trực cảnh báo xoay vòng theo tuần.
• Họp đầu tuần giới hạn 30 phút, đúng ba câu.
• Viết nội dung dồn vào giữa tuần.
• Không đưa thay đổi lớn lên site chiều thứ Sáu.
• Báo cáo tháng rải theo hai nhóm khách.
• Ba sổ chung: thay đổi, sự cố, chờ khách.
• Việc kiểm và gom số lặp lại đã được tự động hoá.

Nhịp tuần không cần hoàn hảo ngay từ đầu. Chạy thử một tháng, xem chỗ nào gãy trong buổi họp đầu tuần, rồi chỉnh. Mục tiêu không phải là quy trình đẹp trên giấy mà là một đội ba người có thể trông nhiều khách mà không ai phải trả lời tin nhắn lúc nửa đêm. Khi nhận khách mới vào nhịp này, xem thêm quy trình ở bài nhận khách SEO mới; còn lịch kiểm kỹ thuật chi tiết cho từng site có ở bài lịch kiểm site theo tuần, tháng, quý.