Khi khách ngừng hợp đồng SEO: bàn giao quyền, dữ liệu và tài liệu để khách không mất site

Hợp đồng nào cũng có ngày kết thúc. Có khách ngừng vì đã đủ kết quả, có khách chuyển sang tự làm, có khách chuyển sang đơn vị khác. Cách bạn bàn giao lúc đó nói nhiều về sự chuyên nghiệp hơn bất kỳ báo cáo nào trước đó — và là thứ khách sẽ kể lại khi có người hỏi "bên đó làm ăn thế nào". Bài này là quy trình bàn giao khi khách ngừng hợp đồng, nhằm hai mục tiêu: khách không mất bất cứ thứ gì thuộc về họ, và site không bị tụt hạng vì những thứ đứt gãy trong lúc chuyển giao.

Nguyên tắc: mọi thứ thuộc về khách, bên SEO chỉ được mượn quyền

Nếu ngay từ đầu hợp đồng đã làm đúng — tài khoản đứng tên khách, bên SEO chỉ được thêm làm người dùng — thì bàn giao chỉ là gỡ quyền và trao tài liệu. Rắc rối phát sinh khi trong quá trình làm, bên SEO đã tự tạo tài khoản bằng email của mình cho tiện. Đến lúc bàn giao mới lộ ra:

• Search Console được xác minh bằng tài khoản Google của nhân viên bên SEO.
• Công cụ đo truy cập nằm trong tài khoản của agency.
• Hồ sơ Google Business do agency là chủ sở hữu chính.
• Tên miền mới cho chiến dịch đăng ký dưới tên agency.
• Nội dung bài viết nằm trong tài liệu chia sẻ của agency, khách chỉ có bản đã đăng.

Mỗi điểm trên là một lần khách có thể mất dữ liệu hoặc mất quyền kiểm soát. Điều khoản quyền sở hữu nên có từ hợp đồng — xem bài KPI SEO trong hợp đồng — nhưng nếu chưa có thì lúc bàn giao là lúc sửa.

Bảng bàn giao tài khoản

Tài khoản	Việc cần làm	Bẫy hay gặp
Google Search Console	Bảo đảm khách có tài khoản Chủ sở hữu đã xác minh; sau đó mới gỡ quyền của bên SEO	Gỡ phương thức xác minh của bên SEO (thẻ meta, tệp HTML) trước khi khách tự xác minh ⇒ khách mất quyền xem
Công cụ đo truy cập	Chuyển quyền quản trị cho email của khách; nếu tài khoản nằm trong tổ chức của agency, chuyển thuộc tính sang tài khoản của khách	Xoá thuộc tính thay vì chuyển ⇒ mất toàn bộ lịch sử
Google Business Profile	Thêm khách làm chủ sở hữu chính, rồi agency tự rút	Hồ sơ chỉ có một chủ sở hữu là agency
Quản trị website	Khách đổi mật khẩu, xoá tài khoản của bên SEO	Tài khoản bên SEO là tác giả của nhiều bài — xoá tài khoản mà không chuyển bài cho người khác có thể xoá luôn bài
Tên miền, DNS	Nếu có tên miền đăng ký hộ, chuyển tên chủ thể sang khách	Ngày hết hạn rơi vào giữa lúc chuyển giao, không ai gia hạn
Công cụ theo dõi bên thứ ba	Xuất dữ liệu lịch sử cho khách, rồi gỡ site khỏi tài khoản của agency	Quên gỡ ⇒ tiếp tục kéo dữ liệu của site không còn quản lý

Dòng về quản trị website đáng chú ý với WordPress: khi xoá một người dùng, WordPress hỏi muốn làm gì với bài của người đó — xoá hết hay chuyển sang người khác. Chọn nhầm là mất hàng chục bài đang có thứ hạng. Luôn chọn chuyển sang tài khoản của khách.

Thứ tự bàn giao để không đứt gãy

Thứ tự quan trọng hơn tốc độ. Làm ngược thứ tự là nguyên nhân phổ biến nhất của những ngày "khách không vào được Search Console" sau bàn giao.

1. Thêm trước, gỡ sau. Bảo đảm khách hoặc đơn vị mới đã có quyền đầy đủ và đăng nhập được, rồi mới gỡ quyền của mình.
2. Xuất dữ liệu trước khi gỡ. Search Console chỉ lưu 16 tháng; nếu khách muốn giữ lịch sử dài hơn thì cần bản xuất. Xuất bảng truy vấn và trang theo tháng.
3. Đổi mật khẩu sau cùng. Khi mọi thứ đã chuyển xong, khách đổi mật khẩu các tài khoản dùng chung (nếu có), để bên SEO không còn đường vào nào.
4. Gỡ dấu vết kỹ thuật cuối cùng. Thẻ xác minh của bên SEO, mã theo dõi của công cụ bên SEO dùng riêng — chỉ gỡ khi chắc chắn không ảnh hưởng tới quyền của khách.

Tài liệu bàn giao: những thứ không nằm trong tài khoản nào

Phần giá trị nhất của một dự án SEO nhiều tháng thường không nằm trong tài khoản nào cả, mà nằm trong đầu người làm và tài liệu nội bộ. Gói lại thành một bộ tài liệu:

• Danh sách thay đổi đã làm theo thời gian: trang nào viết lại khi nào, chuyển hướng nào đã đặt, lỗi kỹ thuật nào đã sửa và bằng cách gì.
• Bảng chuyển hướng đang có hiệu lực và lý do. Đơn vị sau dễ xoá nhầm những chuyển hướng tưởng thừa nhưng đang giữ thứ hạng cho trang cũ.
• Nhóm từ khoá mục tiêu và trang tương ứng, kèm vị trí trung bình tại thời điểm bàn giao.
• Kế hoạch nội dung đang dở: đề tài đã duyệt, bài đang viết, bản nháp.
• Những điều đã thử mà không hiệu quả. Phần này hay bị bỏ qua nhưng giúp đơn vị sau đỡ mất vài tháng thử lại.
• Rủi ro đang tồn tại: plugin cũ chưa cập nhật được, hosting hay quá tải, liên kết xấu từ thời trước.
• Danh bạ: bên làm web, nhà cung cấp hosting, người bên khách phụ trách nội dung.

Viết tài liệu này cho người chưa từng thấy site. Viết tắt nội bộ, tên gọi riêng của đội cần giải thích. Mục tiêu là đơn vị sau đọc trong một buổi chiều và tiếp tục được.

Ảnh chụp tình trạng lúc bàn giao

Ghi lại một bản tình trạng site tại ngày bàn giao, ký nhận hai bên nếu được:

Mục	Ghi lại
Số liệu tìm kiếm	Lượt bấm, lượt hiển thị 28 ngày và 3 tháng gần nhất; so với lúc bắt đầu hợp đồng
Kỹ thuật	Điểm sức khoẻ, danh sách lỗi còn tồn tại, số trang lập chỉ mục
Từ khoá mục tiêu	Vị trí trung bình 28 ngày của từng từ khoá
Quyền	Ai đang có quyền gì trên từng tài khoản

Bản này bảo vệ bên SEO nếu vài tháng sau site tụt và có người nói "do bên cũ để lại". Nó cũng giúp khách thấy rõ những gì đã đạt được trong thời gian hợp tác. Nếu site đang được theo dõi bằng công cụ có lịch sử điểm theo ngày, chỉ cần xuất phần lịch sử đó là đủ bằng chứng.

Khi khách chuyển sang đơn vị khác

Cảm giác không vui là bình thường, nhưng đừng để nó ảnh hưởng tới bàn giao. Một vài điều nên làm:

• Liên lạc trực tiếp với đơn vị mới nếu khách đồng ý, trao đổi những điểm rủi ro kỹ thuật. Mười lăm phút gọi điện có thể cứu site khỏi một lần xoá nhầm chuyển hướng.
• Không cố tình làm chậm việc chuyển quyền. Giới làm SEO ở Việt Nam không lớn; chuyện bàn giao khó dễ lan nhanh.
• Hỏi khách lý do ngừng, ghi lại thật lòng. Nhiều khi lý do không phải kết quả mà là cách báo cáo hay cách trao đổi — xem bài agency mất khách vì báo cáo.

Khi khách chuyển sang tự làm

Khách tự làm thường thiếu hai thứ: thói quen theo dõi đều và người phát hiện sự cố. Ngoài tài liệu bàn giao, hãy giúp khách đặt sẵn theo dõi tự động để họ nhận thư khi site có lỗi mới. Khách có thể dùng gói Miễn phí của Siêu SEO cho một tên miền, kiểm mỗi tuần và nhận thư khi điểm tụt — bắt đầu ở trang Site của bạn. Các bài trong mục lịch kiểm site theo tuần, tháng, quý cũng là tài liệu tốt để gửi kèm.

Ba thứ nên dặn riêng người tiếp quản bên khách, vì đó là ba chỗ dễ phá hỏng thành quả nhất trong những tháng đầu tự làm. Một: đừng xoá hay đổi đường dẫn của các trang đang có lượt bấm; nếu buộc phải đổi thì đặt chuyển hướng 301 từ đường dẫn cũ (xem chuyển hướng 301). Hai: khi đổi giao diện, kiểm ngay sau khi lên rằng trang không bị gắn chặn lập chỉ mục. Ba: giữ nhịp đọc số Search Console ít nhất mỗi tháng một lần, vì nhiều sự cố chỉ lộ ra trên số chứ không lộ ra khi nhìn site.

Danh sách kiểm bàn giao

• Khách là chủ sở hữu đã xác minh trên Search Console trước khi gỡ quyền bên SEO.
• Công cụ đo truy cập đã chuyển, không xoá.
• Google Business: khách là chủ sở hữu chính.
• Bài viết của tài khoản bên SEO đã chuyển tác giả trước khi xoá người dùng.
• Tên miền đăng ký hộ đã chuyển chủ thể; kiểm ngày hết hạn.
• Đã xuất dữ liệu lịch sử Search Console.
• Tài liệu bàn giao: thay đổi, chuyển hướng, từ khoá, kế hoạch dở, điều đã thử, rủi ro, danh bạ.
• Ảnh chụp tình trạng tại ngày bàn giao.
• Khách đổi mật khẩu dùng chung sau cùng.

Một lần bàn giao gọn gàng hiếm khi được khen ngay, nhưng thường được nhớ. Không ít khách quay lại sau một hai năm, hoặc giới thiệu người quen, chính vì lần chia tay đó không để lại rắc rối nào.